Bon à savoir

Entreprise fermée : combien de temps conserver les papiers ?

Pour une raison ou une autre, une entreprise peut être radiée du Registre des commerces et des sociétés (RCS). Cela marque la fin de la vie de l’entreprise. Cependant, malgré sa fermeture définitive, il est important de conserver les documents produits ou reçus pendant une durée minimale. Certains peuvent en effet servir de preuves dans des situations spécifiques. Pendant combien de temps devez-vous garder les documents d’une entreprise fermée ?

Quelles sont les durées légales de conservation des documents ?

La conservation des papiers d’une entreprise fermée est une obligation légale. Quelle que soit la forme juridique de votre structure, vous devez les garder durant une certaine durée minimale après sa fermeture.

Durée de conservation des dossiers civils, commerciaux et comptables

La durée légale de conservation des documents d’une entreprise fermée n’est pas fixe. Elle varie en fonction du type de documents à conserver. Par exemple, les contrats commerciaux, les documents bancaires et les documents relatifs au transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans. Les contrats électroniques, les factures clients ou fournisseurs ainsi que les bons de commande ou de livraison doivent être gardés durant 10 ans.

Pour les polices d’assurance, elles doivent être gardées pendant 2 ans après la résiliation du contrat. En ce qui concerne les déclarations en douane, elles doivent être conservées durant 3 ans. Les documents et registres comptables (le livre journal, le grand livre, le livre d’inventaire) doivent être conservés pendant 10 ans. Il en est de même pour les pièces justificatives. Ce délai de conservation entre en vigueur à partir de la date de clôture de l’exercice comptable.

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Le cas des documents fiscaux et sociaux

Les documents sociaux de votre entreprise fermée doivent être également conservés. À cet effet, vous devez garder les statuts de la société pendant 5 ans à partir de la date de radiation officielle de la société. Les bilans, les comptes de résultat doivent être gardés durant 10 ans.

Quant aux convocations, feuilles de présence ou rapports du conseil d’administration, vous devez les conserver pendant 3 ans. Après la fermeture de votre entreprise, n’oubliez pas d’archiver les documents des ressources humaines. Les fiches de paie, les bulletins de salaire et les primes peuvent vous être utiles à tout moment. Le délai légal pour garder ces types de documents est de 5 ans.

L’article L102 B du Livre des procédures fiscales exige la conservation des documents fiscaux tels que les livres ou les registres pendant une durée de 6 ans. Gardez donc les documents relatifs :

  • aux impôts,
  • aux bénéfices industriels,
  • à la cotisation foncière,
  • à la valeur ajoutée,
  • à la taxe sur la valeur ajoutée, etc.

Ces documents peuvent faire l’objet d’enquête ou de contrôle administratif à tout moment durant leur délai légal de conservation. En cas de fraude fiscale, d’activité occulte, de travail dissimulé ou d’absence de déclaration, vous devez conserver ces documents pendant 10 ans. Enfin, les données collectées lors des recrutements peuvent être conservées durant 2 ans. Ce délai entre en vigueur à partir du dernier contact avec le candidat.

papiers entreprise fermée temps

Pourquoi devez-vous garder les papiers de votre entreprise fermée ?

Avant sa fermeture, toute entreprise doit conserver les documents essentiels liés à son activité dans ses archives. Cela permet aux dirigeants et aux employés de disposer en permanence des informations nécessaires pour la bonne gestion de la structure. Dans le cas d’une entreprise fermée, la conservation des documents permet principalement de prouver l’existence d’une obligation ou d’un droit de la société.

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Après la fermeture de votre entreprise, cette dernière peut avoir un litige avec un fournisseur, un client ou un employé. Dans ce cas, certains documents spécifiques peuvent vous aider à dégager votre responsabilité. En cas de contrôle ou de vérification des services administratifs, les documents conservés peuvent vous servir de preuve.

De plus, avec le temps, les archives d’une entreprise prennent une valeur historique. En fonction de vos activités et de la taille de votre société, vos archives peuvent constituer une importante source d’informations pour votre secteur d’activité et la zone géographique de la structure.

Portez une attention particulière à vos documents fiscaux

Les documents fiscaux d’une entreprise sont très importants, même après sa fermeture. Ces documents sont souvent réclamés par l’administration pour des enquêtes ou des contrôles spécifiques. Ne pas garder ces papiers pendant leur durée légale de conservation peut vous valoir des sanctions.

En effet, il est mentionné dans l’article 1734 du Code général des impôts qu’une amende de 10 000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration. Si vous ne les gardez pas pendant leur délai légal de conservation, vous risquez donc de subir cette amende.

Notez que cette dernière s’applique chaque fois que les documents ou renseignements sollicités par l’administration ne sont pas communiqués. Vous devez donc porter une attention particulière à vos documents fiscaux pour éviter des dépenses inutiles malgré la fermeture de votre entreprise.

conservation documents dossiers société

Comment conserver vos dossiers ?

La conservation des documents d’une entreprise doit être réalisée avec beaucoup d’attention. En général, il est recommandé de les garder sous leur forme originale. Cependant, si vous perdez certains originaux, vous pouvez conserver leurs copies. Pour qu’elles soient valides, les copies conservées doivent être des reproductions fidèles et durables des documents originaux. La fiabilité des copies est évaluée par un juge.

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Les documents de votre entreprise fermée peuvent être conservés sous format papier ou en version électronique. Les deux formats sont en effet acceptés par la loi. Dans les deux cas, la personne qui a établi les documents doit être dûment identifiée. Les copies électroniques de vos documents doivent également respecter les conditions du décret n° 2016-1673.

Pour conserver les papiers de votre entreprise fermée, vous devez bien les classer. Lors de l’archivage, classez-les en fonction de leur nature. Cela vous permet de retrouver facilement chaque document dont vous aurez besoin. Mentionnez sur chacun leur date d’émission ou de réception. Pour les papiers commerciaux, notez le montant de chaque opération et identifiez clairement le fournisseur ou le client.

Pour garantir la sécurité et la durabilité des papiers de votre entreprise, vous devez les conserver dans un local adapté. Ce dernier doit être sécurisé et accessible à un nombre limité de personnes. Cela vous permet d’éviter les pertes de documents. Pour assurer la durabilité des papiers conservés, rangez-les dans des boîtes solides ou des cartons, le tout disposé convenablement dans un local bien isolé. En ce qui concerne les documents électroniques, assurez-vous de les stocker sur des supports numériques de bonne qualité.